地铁工程档案分类方案及编码之探析
【摘 要】地铁工程档案分类方案是档案整理不可缺少的指导性文件，是编制档号的关键，是进行档案信息化管理及准确检索档案的前提条件，是实现地铁工程档案及时、准确提供利用的保障。因此，要管理好地铁工程档案，必须要编制一个翔实、可行的地铁工程档案分类方案。
【关键词】地铁 档案管理 分类方案
一、编制地铁工程档案分类方案及编码规则的必要性
地铁工程档案就是在地铁工程建设过程中形成的具有保存价值，直接反映地铁工程全貌的文字、图表、声像等各种形式并按规定整理装订的历史记录。
地铁工程建设从规划、设计、土建工程施工、装修、地铁设备制造、安装、调试到地铁运营是一个庞大、复杂、多专业、多门类的系统工程。一条地铁线路的建设周期一般为4-5年，参建单位上百家，对于地铁这样一个庞大、复杂的系统工程，从工程前期立项、施工、竣工验收到运营调试等过程中形成的竣工档案要多达几千卷甚至上万卷。作为档案管理部门所收集的地铁工程项目档案是否齐全完整、真实有效，关键在于管理，管理决定一切。只有抓好管理，才能做好地铁工程档案工作，从而更好的服务于地铁工程建设。
要想管理好庞大而复杂的地铁工程档案，首先要对全部的地铁工程档案进行准确的分类，编制一个翔实、可行的地铁工程档案分类方案。地铁工程档案分类方案就是为了做好地铁工程档案分类工作而编制的一个档案分类依据性文件。地铁工程档案分类方案是档案整理不可缺少的指导性文件，是编制档号的关键，是进行档案信息化管理及准确检索档案的前提条件，是实现地铁工程档案及时、准确提供利用的保障。
二、地铁工程档案分类管理现状
据笔者所知，到目前为止，我国还没有形成一个系统的地铁工程档案分类标准，各个城市地铁工程的分类方案各不相同，各有优缺点，而有的城市的地铁公司甚至没有一个完整的分类方案及编码规则。导致各条线路的分类代码及各级类目的设置没有统一规划，同一级类目采用的代码也各不相同，非常混乱，不利于档案的标准化管理。
在各城市的地铁工程建设档案管理过程中，档案分类方案的形成往往滞后于工程建设，严重影响了工程档案的整理，无法形成准确、系统的档案编号规则，从而影响档案管理的信息化进程。
三、以沈阳地铁为例，探讨地铁工程档案分类方案及编码规则
地铁工程档案分类主要是根据地铁工程档案的内容性质、特点和相互联系,把地铁工程建设所形成的全部档案划分成一定的类别,从而使一个地铁工程全部档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统，也就是将地铁工程档案区分为不同类别的逻辑方法。
地铁工程档案的分类原则是以公司内全部地铁工程档案为对象，依据地铁工程档案的内容及其形成特点，保持地铁工程档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。为了便于计算机检索，编制档案号尽量采用阿拉伯数字，用阿拉伯数字无法表达清楚时，以采用汉语拼音字母为辅。
（一）沈阳地铁工程档案的分类方法
1、沈阳地铁工程档案以地铁线路作为一级类目，采用阿拉伯数字或汉语拼音作为类目号。目前共设五个一级类目，随着新线工程的不断开工，一级类目也随着增加。
2、二级类目按档案的性质及来源划分，通常划分为3类。采用阿拉伯数字作为类目号。
3、三级类目的设置
（1）综合类文件共有7个三级类目。以阿拉伯数字为类目号。
（2）施工类文件设4个三级类目，以阿拉伯数字为类目号。
（3）监理类文件设4个三级类目，以阿拉伯数字为类目号。
4、四级类目的设置
（1）土建工程文件依据土建工程单位工程的划分设若干个四级类目。每一个车站或者每一个区间为一个独立的单位工程，其类目号分别用两位阿拉伯数字表示。如张士站土建工程为01，张沈区间土建工程为02等。
（2）设备采购与安装工程文件依据设备系统单位工程的划分设若干个类目。每一个设备安装系统为一个单位工程，其类目号分别用两位阿拉伯数字表示，如车辆工程为01，供电系统工程为02等。
（3）装饰装修工程文件依据装饰装修工程单位工程的划分设若干个类目。每一个车站设为一个独立的单位工程，其类目号分别用两位阿拉伯数字表示。如张士站装饰装修工程为01，沈新路站装饰装修工程为02等。
（4）管线迁改、道路恢复、绿化等工程文件依据合同内容，每一个合同内工程划分为一个单位工程，其类目号分别用两位阿拉伯数字表示。如张士站给水管线迁移为01。
5、案卷顺序号应在最低一级类目下编制。综合类文件案卷顺序号依据归档时间流水编制，施工及监理类案卷顺序号应在单位工程范围内编制，流水顺序依据地铁公司下发的各专业竣工文件组卷表的顺序编制。
（二）档号编制方法
1、地铁一号线及延伸线工程
2、地铁二号线一期及南延线工程
沈阳地铁档案分类方案目前已应用于沈阳地铁一、二号线工程，符合沈阳地铁工程档案管理的实际，能够满足地铁工程档案管理的需要，依据分类方案编制的档号已应用于档案管理软件中，实现了地铁工程档案的科学管理。
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