“从纸间到云端的升级，青岛地铁数字档案室在档案移交、档案介质、档案服务均实现变革，人工智能赋能档案管理新生态即将形成。”作为顺利通过国家档案局验收的试点项目，青岛地铁企业集团数字档案室领先全省。这一成果标志着青岛地铁档案数字化转型迈上新台阶，也为全国企业集团数字档案室建设提供了“青岛样板”。
破局用“数字化”破解传统档案管理痛点目前青岛地铁已开通运营8条线路，档案管理工作面临工程基建档案数量激增等难题，而传统档案管理模式存在体量大、移交时间紧、质量难把控等问题，同时传统档案服务方式单一，资源利用率低，档案价值难以发挥最大化发挥。在传统档案管理模式下，这些问题一直是很难解决的痛点、难点。青岛地铁构建“1N31数字化转型体系（即指：“1”大转型愿景：成为行业领先、世界一流的数智地铁企业；“N”个转型场景：智慧建造、智慧运行、智慧运维、智慧企管；“3”大支撑架构：应用架构、技术架构、数据机构；“1”套保障体系：人才、机制、安全、数据、运维、政策）”之后，问题解决迎来了转机，青岛地铁在数字化转型的土壤下，着手实施档案的业务重构与流程再造，实现了档案管理从传统到数字化的跨越。
创新工程档案“单套制”开启转型密匙2021年5月，在青岛市城建档案馆的支持下，青岛地铁率先在6号线一期工程选择“三站三区间”开展工程档案原生电子化试点，通过引入电子签章，实现工程文件电子化，相比传统纸质档案整理、扫描、归档环节产生费用节约21万元，成效显著。2022年12月，青岛地铁通过智慧工地一体化平台，在三期规划7条线路全面推广工程文件原生电子化，实行工程档案“单套制”管理，目前已覆盖50余家参建单位、210个工点工程，累计生成230万份原生电子文件，年节约费用约2300万元，档案库房面积节约近1000平方。2023年11月，青岛市城建档案馆组织专家验收评审，对青岛地铁智慧工地工程档案电子化工作给予高度评价，认为青岛地铁“实现工程文件与工程进度同步编制、电子档案'一键归档'，形成的电子档案信息著录准确，电子签章齐备，质量符合城建档案归档要求，取得良好的社会效益、经济效益。”
引领“三大变革”淬炼“青岛样板”青岛地铁在工程档案原生电子化试点工作取得的成效也获得青岛市档案局、青岛市档案馆的高度认可。并进一步推动档案业务转型，青岛地铁申报了国家档案局第一批企业集团数字档案室试点建设项目，并于2022年5月成功入选。试点工作历经三年有余，青岛地铁企业集团数字档案室系统建设取得明显成效，多项案例和研究入选国家级和升级档案工作创新案例，档案业务转型上取得突破性进展，在档案移交、档案介质、档案服务上实现“三个变革”。
在档案收集方面，青岛地铁创新应用“计划式”收集模式，通过归档信息包（ASIP）打通数字档案室与各业务系统的接口，实现工程电子档案“分部式”移交，改变传统档案按照单位工程移交的模式，将工程档案移交时间从2-3个月缩短至2-3周，效率提升70%。青岛地铁2号线二期工程土建03工区中铁大桥局资料管理员孟玲玲深有感触：“地铁集团对工程档案要求一直比较严格，以前交档案，一个（子）单位工程至少要2-3个月，这中间要反复确认档案验收移交的标准要求，来回跑腿、档案返工是常有的事。现在确实不一样了，所有的档案移交的标准要求都在系统上，用数据包的形式我们在项目部就能在线完成工程电子档案的‘一键移交’，工作效率有很大提升”。
在档案介质方面，“工程档案‘单套制’改变了传统工程档案的管理模式，我们现在可以在办公室通过系统直接查看，同时建设单位、施工单位的库房需求面积减少一半以上，这对大家都是一种减负。”青岛地铁集团第一建设分公司档案联络员侯晓雨说。目前，青岛地铁工程档案“单套制”覆盖率达80%，文书、造价等档案的覆盖率达100%，大幅减少了纸质档案的存储和管理成本，库房面积需求降低50%。
在档案服务方面，运用AI技术，打造“小铁宝”虚拟数字人实现了档案业务的智能化问答，为未来数据深度应用奠定了基础。
认证终迎国考交出满意答卷今年7月8日，青岛地铁企业集团数字档案室迎接国家档案局验收并顺利通过。国家档案局经科司司长李忱对青岛地铁的成果给予高度肯定，表示：青岛地铁是全国第一批试点单位，是计划单列市里面第三家由国家档案局组织验收的企业集团，此次试点建设得益于青岛地铁集团公司的高度重视、青岛市档案局、青岛市档案馆的有力指导及各单位的协同，取得了预期的效果和较好的效益。下一步，要抓住机遇，加强试点成果的应用，推动档案工作取得新的进步，发挥好示范引领作用。
8月26日，国务院《关于深化实施“人工智能+”行动的意见》发布，数字化是发展人工智能的基础。未来，青岛地铁将以“轨道交通+人工智能”为导向，运用AI赋能创造档案管理新生态，进一步探索档案智能鉴定、审核和编研等应用场景，推动档案管理向更高水平的智能化迈进，为全国轨道交通行业的档案管理数字化转型提供可复制的经验。
(来源：青岛地铁)
京公网安备 11010202007575号